Bestuursreglement Sportverenging West!

Bestuur WEST!

1. Het bestuur van WEST! bestaat uit het door de algemene ledenvergadering (hierna te noemen ALV) gekozen bestuur;
2. Ieder bestuurslid legt aan de ALV verantwoording af over de behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak;
3. De gekozen leden van het bestuur worden ingeschreven in de kamer van koophandel;
4. De bestuurlijke verantwoordelijkheden zijn uitputtend vastgelegd in de statuten;
5. De statuten zijn in geval van onenigheid bindend.

Bestuursbevoegdheid

1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging.
2. Het bestuur kan uit zijn midden een dagelijks bestuur benoemen en de taken en bevoegdheden van dit dagelijks bestuur vaststellen.
3. Het bestuur kan voor de uitvoering van zijn taken commissies benoemen.
4. De vereniging wordt vertegenwoordigd door de voorzitter met een ander bestuurslid.

Bestuur WEST!

1. Het bestuur heeft voortdurend inzicht in het vermogen van de vereniging en in de openstaande verplichtingen.
2. Het bestuur brengt in de ALV een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid.
3. Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring voor aan de ALV.
4. Het jaarverslag en de balans en de staat van baten en lasten worden ondertekend door alle bestuursleden.
5. Het bestuur stelt onder leiding van de penningmeester een concept begroting op voor het komende verenigingsjaar en doet voorstellen voor de hoogte van de contributie.
6. Bij het opstellen van de begroting worden de verschillende activiteiten en afdelingen evenredig bedeeld. Het bestuur maakt dit inzichtelijk in de opstelling van en de toelichting bij de begroting.

Vergaderen

1. Het bestuur vergadert wanneer de voorzitter en secretaris dat wensen, bij voorkeur wordt een vergaderrooster opgesteld.
2. Alle bestuursleden kunnen verzoeken tot het uitschrijven van een tussentijdse vergadering, aan welk verzoek de voorzitter en secretaris gehoor geven.
3. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 8 dagen voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, tenzij alle bestuursleden instemmen met een kortere termijn.
4. Een tijdig uitgeschreven bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd en beslist indien nodig bij gewone meerderheid van stemmen.
5. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

De verdeling van bestuursfuncties

1. De verdeling van de bestuursfuncties is als volgt:
   • voorzitter Ben Pekelharing;
   • vice-voorzitter Herman Schoffelen;
   • secretaris L. van der Meer;
   • penningmeester Ramon Tolk;
   • commissaris gymnastiek Maarten Pekelharing;
   • commissaris volleybal Jeannette Pellicaan;
   • ledenadministratie Anneke Koster.
2. Taken van de voorzitter:
   • zit de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen voor;
   • vertegenwoordigt de vereniging bij alle officiële gelegenheden samen met een ander bestuurslid;
   • bewaakt de uitvoering van besluiten van bestuur en algemene ledenvergadering;
   • ziet toe op juiste toepassing van statuten en reglementen.
3. Taken van de vice-voorzitter:
   • vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
   • draagt zorg voor de PR;
   • ontwikkelt met de commissaris volleybal en de commissaris gymnastiek het wervingsprogramma voor de jeugd;
   • geeft leiding aan de PR commissie.
4. Taken van de secretaris:
   • roept vergaderingen bijeen;
   • maakt de statuten en reglementen, alsmede de veranderingen of aanvullingen bekend;
   • correspondeert uit naam van het bestuur;
   • archiveert uitgaande en ingekomen stukken en beheert het (digitale) archief;
   • beheert alle roerende eigendommen van de vereniging.
5. Taken van de penningmeester:
   • beheert de gelden van de vereniging;
   • int de contributie;
   • keurt voorgenomen uitgaven van bestuurleden en commissies goed;
   • houdt een verplichtingenadministratie bij;
   • boekt alle ontvangsten en uitgaven;
   • is verplicht afschriften te houden en ingekomen stukken te bewaren;
   • brengt in het bestuur regelmatig verslag uit van het vermogen van de vereniging en van de openstaande verplichtingen;
   • brengt in de algemene vergadering verslag uit en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar, zoals deze door de bestuursleden zijn vastgesteld en ondertekend;
   • stelt in overleg met het bestuur een concept begroting op voor het komende verenigingsjaar en doet voorstellen aan de ALV voor de hoogte van de contributie.
6. Taken van de commissaris gymnastiek:
   • heeft de technische leiding van de gymnastiek activiteiten;
   • leidt onderlinge wedstrijden;
   • zit de technische commissie gymnastiek voor;
   • werft trainers en verdeelt de zalen;
   • ziet toe op de kwaliteit van de trainingen;
   • brengt in het bestuur regelmatig verslag uit van de gymnastiek activiteiten en van nieuwe ontwikkelingen;
   • geeft leiding aan de jeugdcommissie en leidt het jeugdkamp.
7. Taken van de commissaris volleybal:
   • heeft in samenspraak met de wedstrijdsecretaris en scheidsrechtercoördinator de technische leiding van de volleybal activiteiten;
   • coördineert de werkzaamheden van de drie technische commissies volleybal;
   • werft in overleg met de voorzitters van de technische commissies trainers en verdeelt de zalen;
   • ziet toe op de kwaliteit van de trainingen;
   • brengt in het bestuur regelmatig verslag uit van de volleybal activiteiten en van nieuwe ontwikkelingen;
   • leidt de volleybal toernooien.
8. Taken van het bestuurslid ledenadministratie:
   • beheert de ledenadministraties;
   • houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en (email) adressen van alle leden zijn opgenomen;
   • assisteert de penningmeester bij de inning van de contributie;
   • houdt een lijst bij van leden van verdienste en van de ereleden;
   • brengt in het bestuur regelmatig verslag uit van de ontwikkelingen van het ledental.

Bestuursverkiezing

1. De leden van de vereniging worden jaarlijks in gelegenheid gesteld zich kandidaat te stellen voor elke bestuursfunctie.
2. Een kandidaat kan zich schriftelijk bij de secretaris aanmelden.
3. Een kandidaat kan zich ter vergadering aanmelden.
4. Een kandidaat kan worden voorgedragen door drie stemgerechtigde leden. Het bestuur vraagt in dat geval een bereidheidverklaring van de kandidaat.
5. Het bestuur vraagt jaarlijks aan de zittende bestuursleden of zij opnieuw kandidaat willen zijn voor hun bestuursfuncties.
6. Voor vacante bestuursfuncties werft het bestuur actief nieuwe kandidaten.
7. De ALV benoemt of herbenoemt jaarlijks de bestuursleden van WEST!.

Bestuurscommissies

1. Het bestuur heeft voor de uitvoering van zijn taken de volgende bestuurscommissies benoemd:
   • Technische commissie wedstrijdvolleybal senioren
   • Technische commissie recreantenvolleybal senioren
   • Technische commissie volleybal jeugd en junioren
   • Technische commissie gymnastiek
   • PR commissie
   • Feestcommissie
   • Jeugdcommissie
2. De benoeming tot lid van een bestuurscommissie is voor één jaar.
3. Elke bestuurscommissie rapporteert over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het bestuurslid met de betreffende portefeuille.
4. Elke bestuurscommissie is verantwoording schuldig aan het bestuur.

Wedstrijdsecretaris en Scheidsrechtercoördinator

Het bestuur heeft Ellen van Zoen benoemd als wedstrijdsecretaris en scheidsrechtercoördinator voor de volleybalcompetitie.

Commissie van beroep

De commissie van beroep wordt door de ALV voor drie jaar benoemd en bestaat uit twee leden en een plaatsvervangend lid. De commissie van beroep onderzoekt klachten en bezwaren die door leden zijn ingebracht over besluiten genomen door het bestuur of door een bestuurscommissie. De commissie van beroep kan het bestuur of de bestuurscommissie vragen haar besluiten te heroverwegen. De commissie van beroep brengt aan de klager binnen drie weken verslag uit van haar bevindingen.

Kascontrole Commissie

De kascontrolecommissie wordt door de ALV voor drie jaar benoemd en bestaat uit twee leden en een plaatsvervangend lid. De kascommissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten en brengt aan de ALV verslag uit van haar bevindingen.

Vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering van West!
Woensdag 30 september 2009.